iPads statt Papierberge

Wohnungsverwalterin Nadine Jaeger möchte ihr iPad nie wieder gegen die herkömmlichen Formulare tauschen. Foto: Jens Scholz

EDV-unterstützt, effizient und papierarm: Im Zeitalter der Digitalisierung unterstützen moderne Tablets mit mobilem Datenzugriff die Wohnungsverwalter der WIRO Wohnen in Rostock bei der Arbeit.

Online-Banking, Unterhaltungen über WhatsApp oder Einkäufe im Netz: Die digitale Gesellschaft lebt vom Mitmachen per mobilen Computern oder Smartphones. Vor einigen Monaten tauschte nun auch Nadine Jaeger, Wohnungsverwalterin bei der WIRO Wohnen in Rostock, ihren Kugelschreiber und die Dreifach-Protokollblätter gegen ein handliches iPad ein - und sie möchte inzwischen keinesfalls zurück zum Papier. Zu groß ist die messbare Ersparnis in punkto Zeit- und Schreibaufwand beim Ausfüllen der Besichtigungsprotokolle, der Schlüsselübergabe oder bei der Vor- und Endabnahme einer Wohnung. „Auch wenn ich die Mieterakten führe oder Mängel etwa an Wegen, Beleuchtung oder Vordächern bei Begehungen der Mietobjekte aufnehme, werden alle Angaben in Echtzeit im Softwaresystem gespeichert", sagt die 29-Jährige.

Bislang notierte Nadine Jaeger jede dieser Informationen handschriftlich in Formularen mit Durchschlägen, die später eingescannt wurden. 84.500 Formulare füllten die WIRO-Wohnungsverwalter und Vermieter in jedem Jahr per Hand aus. Für Antje Petersen, Mitarbeiterin für Projekte und Analysen in der Bereichsleitung Wohnungswirtschaft, liegen die Nachteile dieser Art der Erfassung auf der Hand: „Haus- und Mietakten sind nur einmalig verfügbar, Informationen nicht jederzeit abrufbar. Daten werden zwangsläufig mehrfach erfasst: Datenpflege, Auswertung und Archivierung sind schwierig", erklärt die 35-Jährige, die für die WIRO ein Projekt zur Digitalisierung der Arbeitsabläufe erarbeitete.

EDV-unterstützt, effizient und papierarm: So stellte sich Antje Petersen die gut organisierte Arbeit der Wohnungsverwalter vor. Der mobile Datenzugriff sollte Mehrfacheingaben reduzieren, die Auswertung erleichtern und am Ende mehr Zeit für die Kundenbetreuung einbringen. Im August 2013 erhielten die ersten elf Testnutzer ihre iPads, im November kamen rund 100 weitere Geräte zum Einsatz. Seit Mitte Februar ist die Testphase beendet, der Umgang mit dem iPad gehört für die Wohnungsverwalter nun zum Alltag.

Noch läuft nicht alles immer wie am Schnürchen, wissen Antje Petersen und Nadine Jaeger. Dennoch ist der positive Effekt bereits messbar: „Meine Termine fallen bis zu 15 Minuten kürzer aus", berechnet Nadine Jaeger. „Das Scannen entfällt, die Daten stehen in digitalisierter Form sofort zur Verfügung und liegen dem Kunden binnen einer Minute als E-Mail vor." Rund 3.200 Arbeitsstunden im Jahr, sagt Antje Petersen, bleiben den Mitarbeitern so für mehr Service und Kundenfreundlichkeit.